福岡市の税理士・世利です――

販売ソフトはさまざまな役割を持っていますが、
会計の一連の流れの中では、その位置づけは、[補助簿] です。

補助簿は、その企業の規模/業種等により、多種多様に作成されますが、
販売ソフトで作成/管理されるのは、

①補助元帳⇒売掛金元帳、買掛金元帳、商品有高帳(付随して、帳簿棚卸高算出)
②補助記入帳⇒売上帳、仕入帳

この打ち出し帳票から転記して(またはデータを送って)、
売上/仕入を会計処理で発生させ、同時に、帳簿棚卸高も反映させます。

昔はモチロン、主要簿も補助簿も [手書き] でしたので、
営業事務担当者、経理事務担当者、それぞれお互いが処理している数字の流れと、
それがどこにどう反映されるか、その関連性までをシッカリ把握していたと思います。

しかし近年は、自社プログラムまたは市販の業務ソフト、いずれにしてもPC使用です。
そうすると、手順/マニュアル頼りでも、何とか形が出来てしまうのです。

この [何とか形が出来てしまう] が故の弊害といいますか、
いつまで経っても、一連の数字の流れを把握出来ない事も多いようです。
その為、トラブル発生時、解決策を見出すのに苦心惨憺となってしまいます。

販売ソフトでの処理は、商品登録から始まり、顧客を登録し、仕入先を登録し、
そして都度取引を入力し、伝票を発行し……と煩雑ですし、
その処理の数値が、それぞれ複雑に絡み合っています。

しかし、それぞれの数値がどう反映されて結果的に会計に影響するのか。
常にスムーズに問題解決をはかるためには、その正確な認識が必須です。

販売ソフト担当者と会計ソフト担当者のコミュニケーションが、何よりも大切だと思います。

 

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