◆すぐれた事務のシステムとは、
頭脳明晰な人が処理しても、そうでない人が処理しても、結果が同じになるシステム◆

経理職に就いてすぐに読んだ実務書の一節ですが、
経理事務・総務事務・営業事務の[事務作業]に関しては、この通りだと思います。

中小企業は常にギリギリの人員で業務にあたっていますので、
スタッフが急遽退職/休職という事態になると、テキメンに支障をきたします。
すぐれたマニュアルの作成と随時更新が必須です。

また、あえて業務を自分だけで抱え込み、他に開示しないことにより、
自身の「存在意義」を高めようとする社員もたまにいますが、
マニュアルの共有により、その弊害は防げます。

特に、手続き書類の場合は、
マニュアル/サンプルさえ作成しておけば、[一瞬も考えず]に処理が出来ます。

[思考]は時間もエネルギーも使います。
それは、業務の改善/改革、提案/企画のために使うべきです。

接客業等においては、「マニュアルばかり……」と批判的に語られたりしますが、
[人]を相手にするわけですから、確かに考慮すべき側面があると思います。

しかし、事務作業の場合は、
[誰がしても、いつしても、同じ結果に導いてくれるマニュアル]により、
時間短縮が図られ、エラーも防げ、ストレスが軽減します。

■マニュアル作成のコツですが、

・一気に作成しようとせず、
 朝20分、または仕事終わり前の20分で少しずつ作成する
 毎日が無理なら、比較的可能な曜日や日をあらかじめ限定して作成する

■マニュアル作成には副次的効果もあります、

・書面作成スキルがアップ
・業務フローそのものの見直し/改善

 

 

 

(この記述内容はあくまで一般的なケースでかつ詳細は割愛しています。ご了承下さい)

 

 

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