◆すぐれた事務のシステムとは、
頭脳明晰な人が処理しても、そうでない人が処理しても、結果が同じになるシステム◆
経理職に就いてすぐに読んだ実務書の一節ですが、
経理事務・総務事務・営業事務の［事務作業］に関しては、この通りだと思います。
中小企業は常にギリギリの人員で業務にあたっていますので、
スタッフが急遽退職/休職という事態になると、テキメンに支障をきたします。
すぐれたマニュアルの作成と随時更新が必須です。
また、あえて業務を自分だけで抱え込み、他に開示しないことにより、
自身の「存在意義」を高めようとする社員もたまにいますが、
マニュアルの共有により、その弊害は防げます。
特に、手続き書類の場合は、
マニュアル/サンプルさえ作成しておけば、［一瞬も考えず］に処理が出来ます。
［思考］は時間もエネルギーも使います。
それは、業務の改善/改革、提案/企画のために使うべきです。
接客業等においては、「マニュアルばかり……」と批判的に語られたりしますが、
［人］を相手にするわけですから、確かに考慮すべき側面があると思います。
しかし、事務作業の場合は、
［誰がしても、いつしても、同じ結果に導いてくれるマニュアル］により、
時間短縮が図られ、エラーも防げ、ストレスが軽減します。
■マニュアル作成のコツですが、
・一気に作成しようとせず、
朝２０分、または仕事終わり前の２０分で少しずつ作成する
毎日が無理なら、比較的可能な曜日や日をあらかじめ限定して作成する
■マニュアル作成には副次的効果もあります、
・書面作成スキルがアップ
・業務フローそのものの見直し/改善
（この記述内容はあくまで一般的なケースでかつ詳細は割愛しています。ご了承下さい）