事務職にとって大切な《整理整頓》

■整理⇒必要なものとそうでないものの判別
■整頓⇒必要な物をどう収納するかの決定

これにプラス、
■使ったら元に戻す

過去、色々な部下と仕事をしましたが、
整理整頓が苦手なスタッフは、常に探しものをしていました。
「○○見せてくれる?」探し始めます。  ……なかなか出て来ません。

しかし、そういう部下がズボラかというと必ずしもそうではなかったのです。
むしろ何事も几帳面にやろうとしていました。

ここがポイントだと思います。
整理整頓には、細心さだけではなく大胆さも必要。
キチンと分類!キレイに!に気を取られて、時間と手間をかけ過ぎては本末転倒です。

下記の方法は、取り立てて言うほどのものでもありませんが意外に便利です。
よろしければお試し下さい。

●何でも引き出し

デスクの引き出しひとつを[何でも入れるボックス]にします。
分類しようのない物で必要かもしれない物を、ポンポン放り込んでおきます。
入らなくなったら、下のものほど古いのでひっくり返して見直し、
捨てる決心がついた物を捨てます。
(箱ではダメです。箱詰めするとすっかり頭から消えてしまいます。)

●しばらくとっとくフォルダ

クリアフォルダ(ファイル)に、タイトルを[しばらくとっとくフォルダ]と明記して、
分類しようのない書類や保存するかどうか迷う書類を入れておきます。
クリアフォルダが分厚くなったら、引き出しと同様下から見直して、
捨てる決心がついた物を捨てます。

――下の方にあるのに、いつまでもいつまでも捨てる決心がつかない物は[必要な物]
   その時点で[整頓]を考えます。

●ポストカード(百円ショップで購入)

インデックスとして使用します。
クリアフォルダ等につける場合、市販のインデックスは紙が薄くてよれてきます。
ポストカードを好きなサイズで使用(切ったり、折ったり、そしてホチキス止め)すると、
紙に厚みがあり、色にも種類があり、しかも安くて、非常に使いやすいです。

 

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